С тех пор, как человек появился, ему приходится общаться с себе подобными и взаимодействовать с ними для достижения общих целей. А для эффективного взаимодействия всегда была необходима договоренность о том, кто и что делает. Сначала она была устной, потом приобрела свои символы (например, совместное распитие спиртных напитков и съедание пуда соли), а с появлением письменности превратилась в текст. Дальше этого человечество пока не продвинулось, но вот усовершенствовать этот текст смогло, превратив его в эффективный инструмент управления рисками и назвав громким и красивым словом — контракт.
Oбратившись к толковому словарю Даля, узнаем, что " Контракт — франц. письменное условие, договор в законном порядке". Значение этого слова до сего дня действительно практически не изменилось, только расширилось, исходя из громадного накопленного опыта.
Если говорить о том, как составить грамотный контракт, необходимо учитывать сугубо украинские опыт и реалии.
Сегодня сложные, рискованные контракты продумываются до каждой буквы и проходят длительный период подготовки перед их подписанием. Ведь под сложностью и риском подразумеваются цена (например, от 10 миллионов долларов) и сроки выполнения проекта, как правило, весьма сжатые. Поэтому, стоит обратиться к опыту консультантов по управлению проектами, которые не понаслышке знают, какие проблемы (вплоть до срыва проекта) может принести непродуманный контракт.
Первым этапом подготовки контракта является его инициация. То есть Заказчика (Инвестора) в определенный момент осеняет идея, что сделать бизнес и получить прибыль можно, реализовав некий проект (например, постройка жилого дома, промышленная реконструкция производства, разработка программного обеспечения и т. д.). Первые наметки такого рода на бумаге значат, что этап разработки проекта начался. Со временем эта идея оформится в устав проекта , который по существу представляет собой техническое задание для разработки контракта. В нем, кроме измеримых внешних и внутренних целей проекта, обязательно должно быть прописано кому (какой управленческой структуре) поручается управлять контрактом от имени Заказчика, какие формальные полномочия имеет эта структура для успешной реализации контракта. Иными словами, Заказчик должен твердо уяснить для себя, что и когда он хочет и сколько он готов в это вложить, кто и как отвечает за реализацию этого проекта. Пример измеримой цели — построить торговый центр за 2 года, вложив 15 миллионов долларов, со сроком окупаемости 7 лет. Если вспомнить, что контракт — это основной инструмент управления рисками, то станет понятным, что уже на этом, самом начальном этапе, неучтенные риски могут решить судьбу всего проекта.
Итак, контракт — это основной инструмент реализации и контроля инвестиционных проектов, цель которых — получение прибыли. Рассмотрим одну ситуацию из будней Заказчика в сфере недвижимости, который инвестирует деньги в строительство гостиницы.
В состав холдинга, принадлежащего Заказчику, входят и Управляющая ( project management company ) и строительная компания. Естественно, развивая проект по строительству гостиницы на одном из украинских курортов, он пользуется их услугами. Более того, руководителями обеих структур являются родственники Заказчика — ситуация в Украине вполне обычная. Соответственно, никакого тендера проведено не было, а свои желания относительно проекта Заказчик озвучил устно в неформальной обстановке. Так как четко измеримых целей он для себя так и не составил, а Подрядчики — Управляющая Компания ( УК ) и строительная компания ( Генподрядчик ) — о них спросить постеснялись, то в середине процесса строительства Заказчик решил, что строить будет не гостиницу, а жилой дом, и будет в нем не 9 этажей, а 12. В результате приостановки работ, перепланировки и т. д. резко возросли сроки реализации и стоимость проекта, что привело к временной финансовой несостоятельности Заказчика. Иными словами, на свои собственные идеи у Заказчика не хватило средств, пока эти средства аккумулировались, сроки сдачи объекта затягивались все больше. Будущие квартиры только начали продавать (раньше думали, что это гостиница), но информация о срыве сроков завершения проекта негативно повлияла на продажи. Заработала цепная реакция: нет денег — сорвались сроки — соответственно, нет денег. А недостроенный дом стоит и поныне, как огромный памятник Его Величеству Контракту.
Создание устава контракта и постановка конкретных измеримых целей и результатов является базой для написания самого контракта, в ином случае успеха достигнуть практически невозможно.
Вторым этапом является проведение предконтрактной подготовки. Это значит, что на основании устава проекта управленцы и "предметники" (специалисты в той области, где реализуется проект) разрабатывают Техническое Задание ( ТЗ ) для проведения тендера. От правильно и грамотно составленного ТЗ во многом зависит степень соответствия опыта, репутации и связей Подрядчика (УК) целям и задачам всего проекта. Здесь кроется большой риск для Заказчика, ведь в противном случае выиграть тендер может Подрядчик (УК), который, например, еще не имеет опыта реализации подобных проектов.
Крупная финансовая компания проводит тендер на разработку специального программного обеспечения. Основными критериями были стоимость и качество разработки, а вот срокам должное внимание уделено не было. Тендер выиграла молодая компания, которая нуждалась в опыте реализации подобных проектов. Особенностью этой компании было то, что вся ее команда, включая управленцев, состояла из программистов. Поэтому качество действительно было обеспечено на надлежащем уровне, продукт постоянно модернизировался и обновлялся, но происходило это за счет увеличения сроков. Заказчик, вначале окрыленный идеей качества (вот они — завышенные ожидания ), со временем осознал, что срыв сроков этого проекта тормозит процесс его работы и приводит к убыткам. А вот повлиять на разработчиков никак не мог — не позволяли условия контракта. В результате программное обеспечение оказалось действительно очень качественным, но понесенные компанией убытки были сравнимы с запланированной прибылью от его внедрения.
Третий этап — разработка контракта с учетом особенностей взаимодействия с определенным Подрядчиком (УК). На этом этапе основными вопросами являются следующие.
Регламентация взаимоотношений между Заказчиком и Подрядчиком (УК) и другими игроками (например, строительные подрядчики, проектировщики и т. д.). Если эти отношения не регламентировать, то может возникнуть ситуация, при которой Строительный Подрядчик согласовывает определенные решения напрямую с представителем Заказчика в обход УК. Соответственно, непонимание задач Управляющей Компании со стороны Заказчика приведет к тому, что возникнет атмосфера недоверия, неразбериха в отчетности, максимально затруднится управление финансовыми потоками, что автоматически означает убытки.
Увязка плана-графика работ — определение временных рамок и вех (контрольных точек) всех бизнес-процессов в проекте. Например, производственное предприятие, занимающееся ремонтом тяжелой техники, получило заказ на ремонт турбин. При составлении контракта с поставщиком деталей для ремонта, сроки были определены как "раз в месяц", поставки разбиты по времени на год, а количество и номенклатура деталей указаны только на всю партию. Возникла "пересортица" — условия контракта соблюдены, а нужных именно на этой стадии ремонта деталей на складе нет. Результатом мог бы стать срыв сроков проекта и штрафные санкции (около 1,7 миллионов долларов), но, к счастью, были привлечены консультанты и в контракт вовремя внесены изменения.
Составление планов и определение сроков подачи отчетности — Заказчик и Подрядчик (УК) должны обладать полной информацией о состоянии проекта на определенный момент времени. На основании этой отчетности делаются прогнозы выполнения сроков и качества работ. Если отчетность не подается во время, или в полном объеме, будьте осторожны, это сигнал, что риск кроется здесь, нужно немедленно реагировать. Соответственно отчетность — это своего рода сигнализационный механизм о состоянии проекта и процессах, происходящих в нем.
Распределение ответственности между представителями Заказчика и Подрядчика (УК) — представлять интересы обеих сторон должны компетентные люди, имеющие определенные полномочия и ответственность. Известна ситуация, когда при строительстве жилого дома средства, предназначенные на всю постройку, закончились уже на этапе возведения стен первого этажа. Это говорит о некомпетентности представителя Подрядчика (УК) — менеджера проекта, который не смог организовать работу своей команды так, чтобы вовремя получить информацию о росте цен на стройматериалы. Помимо этого четко должна быть распределена ответственность между всеми участниками проекта. Иначе возникнет явление "совместной ответственности", когда каждый из них будет считать, что мониторинг рынка стройматериалов не его дело. Результат такого подхода – отвечать не будет никто.
Механизм внесения дополнений в контракт — этот механизм позволяет изменить, например, цель проекта во время его исполнения и снижает риск срыва проекта. При отсутствии этого механизма Подрядчик (УК) всегда будет марионеткой в руках Заказчика, который иногда сам еще не осознает, к чему могут привести резкие изменения целей проекта, условий поставок, критериев качества и т. д.
Стоит сказать несколько слов также о риске " шаблонности" контракта . Ни для кого не секрет, что при составлении всех типов контрактов используются шаблоны. С одной стороны, это учитывает предыдущий опыт, но с другой,— может привести к тому, что особенности оргструктуры именно этого Заказчика или Подрядчика (УК) не будут учтены. Соответственно, может нарушиться механизм обмена информацией. Стоит привести следующий пример.
В контракте (проект постройки торгово-развлекательного центра) между Заказчиком и УК, который составлялся по шаблону, предусмотрено, что все работы по землеотводу осуществляет Заказчик. Но в структуре Заказчика нет отдельного человека, ответственного за хождение по кабинетам власти. Предполагалось, что сам Заказчик, используя свои деловые связи, разрешит эту проблему. Проект постепенно продвигается, уже закончена проектно-сметная документация, Генподрядчик начинает собирать технику на площадку, а участок не выделен. Причина этому одна — в контракте не было предусмотрено, что Заказчик — человек деловой и занятый, а значит, времени у него на землеотвод может и не найтись. В результате простой техники, штрафные санкции и убытки, которых можно было избежать. А что было бы, если бы участок не выделили совсем?
Это одни из основных вопросов, решив которые на этапе разработки, можно передавать контракт с прописанными бизнес-процессами, регламентированными взаимоотношениями и т. д. для обработки его юридической службой . Ее обязанность — учесть требования законов, нормативных актов и т.д., после чего контракт передается на согласование другой стороне. После согласования и внесения необходимых изменений, контракт подписывается и вступает в силу — начинается непосредственное осуществление проекта.
Приведем пример структуры типового контракта между Заказчиком и Управляющей Компаний при осуществлении строительного проекта:
Организация структуры управления проектом. Содержание поручения. Порядок исполнения работ УК.
Стадия проектирования. Стадия проведения тендера.
Стадия строительства.
Стадия приемки-сдачи объекта в эксплуатацию.
Поставка и монтаж оборудования
Бюджет проекта. Порядок расчета.
Услуги управления. Обязанности. Полномочия. Отчетность УК.
Порядок изменения содержания услуг УК.
Права и обязанности заказчика.
Ответственность сторон.
Другое.
Проработанный и составленный таким образом контракт позволяет прогнозировать около 70% рисков в проекте, а также предоставляет инструментарий для их минимизации, что является одним из факторов успешного завершения любого проекта в рамках сроков и бюджета.
Наверное, когда-нибудь человечество сделает следующий шаг и разработает новый инструмент управления рисками. Например, при условии полной автоматизации всех управленческих процессов, можно будет просто ввести данные обеих сторон в компьютер, и машина выдаст готовый контракт.
А пока приходится действовать по-старинке, а именно — думать, думать и еще раз думать над каждой буквой и цифрой контракта. Ведь управление контрактом — это в первую очередь деньги…
Публикации
Репортаж
